« J’ai oublié la feuille d’émargement ! »
Tout professionnel de la formation a au moins une fois dans sa carrière oublié de faire signer la feuille d’émargement. Pris dans notre sujet, il nous arrive d’omettre cette obligation légale qui, pourtant, nous incombe. Cela arrive mais c’est toujours délicat. Dès lors, un malaise s’installe avec le client : Allons-nous faire signer la feuille a posteriori (tant pis pour le client) ? Allons-nous faire comme si … (malheureusement, ce serait trop simple) ?
Petit point rapide sur le sujet …
Rappelons avant tout que les feuilles d’émargement ont pour vocation de sécuriser le process de preuve de la réalisation des actions de formation. En cas de litige, il s’agit d’un point propre à protéger votre activité de formateur. Elle conditionne aussi la plupart des financements publics.
Pour être valable, cette fiche d’émargement doit contenir un certain nombre d’information : identification des stagiaires, identification du formateur ainsi que le lieu et la date d’intervention. A noter : la feuille d’émargement journalière n’est pas reconnue. Elle doit être a minima par demi-journée (CAA* de Nantes) Mais en cas d’oubli ?
La loi du 05 Septembre 2018 a permis de produire d’autres documents que la feuille d’émargement dès lors que ces derniers ont une valeur probante quant à la participation effective du stagiaire. Dans le cadre la formation professionnelle, la jurisprudence n’offre pas beaucoup d’alternative valable. Nous pouvons néanmoins souligner deux éléments qui ont été refusé :
Les attestations des organismes ayant pris en charge la formation, même cosignée du stagiaire et de l’organisme de formation (CAA* de Nantes)
Les conventions de formation et autres actes de vente (CAA* de Bordeaux)
Ainsi, il serait tout à fait possible de justifier une action de formation par un relevé de note (surtout fait en séance) ou tout autre moyen permettant d’attester la présence : photos, vidéos, documents émis par les participants (et permettant de les identifier sans contestation). Mais, en cas de litige, il est.
Bref ! Le mieux est de ne pas les oublier.
*Cour Administrative d’Appel
